Minden szervezetnek tisztában kell lennie az adatbiztonsággal és a fájlok megsemmisítésével. A saját és ügyfelei érzékeny adatainak védelmének elmulasztása komoly pénzügyi következményekkel járhat a magánvállalkozások számára, akár bezárásra is kényszerítheti őket. De az önkormányzatoknak oda kell figyelniük az adatbiztonság minden elemére, a fájlmegsemmisítéstől a kiberbiztonságig.
A jogsértések engedélyezése nem választható a városok, önkormányzatok vagy más önkormányzati szervezetek számára. Nyilvántartásaik rengeteg személyes adatot tartalmaznak magánlakókról, önkormányzati alkalmazottakról és környékbeli vállalkozásokról, amelyeket kötelesek megvédeni. A társadalombiztosítási számok, az ingatlan- és adóadatok, a szavazási nyilvántartások, valamint a bűnüldözési/közbiztonsági információk csak néhány azok közül, amelyek veszélyben lehetnek. Az adatszivárgás megtapasztalása aláássa a közbizalmat, és az önkormányzatok nem engedhetik meg maguknak az adatszivárgás pénzügyi hatását, ha költségvetésük már eleve szűkös.
Annak érdekében, hogy az adatbiztonság még nagyobb kihívást jelentsen, az önkormányzatok népszerű célpontjai a kiberbűnözők és adattolvajok számára. (2019-ben a Barracuda kutatói több száz ransomware támadást tanulmányoztak, és azt találták, hogy ezek kétharmada kormányzati szervezeteket céloz meg.) Mivel a tolvajok tudják, hogy értékes adatok gazdag forrásai, az önkormányzatoknak reagálniuk kell a támadásokra. legmagasabb színvonalú. Adatbiztonság – beleértve a fájlmegsemmisítést is.
Önkormányzatok, iratfoszlány és törvények
A magáncégek némi mozgásteret kaphatnak az érzékeny dokumentumok megsemmisítésében, de a kormányzati szervezeteknek a megfelelést szem előtt tartva kell működniük. Bizonyos állami, helyi és iparág-specifikus törvények szabályozzák az érzékeny adatok kezelését és megsemmisítését. Az önkormányzati szervezetek adatbiztonságának konkrét jogszabályi követelményei a telephelyüktől és a rendelkezésükre álló adatok pontos típusától függenek. (Például minden védett egészségügyi információt tartalmazó rekordokkal rendelkező entitásnak meg kell felelnie a HIPAA adatvédelmi szabályainak a PHI védelme érdekében.)
Mivel az adatbiztonsági törvények folyamatosan fejlődnek, a város vezetőinek konzultálniuk kell jogtanácsosukkal minden konkrét megfelelési kérdésben. Esetleges ellenőrzés vagy jogsértés esetén szüksége lesz egy írásos adatmegsemmisítési szabályzatra, amely foglalkozik az adatmegsemmisítéssel, és amelyet felülvizsgáltak, azaz minden olyan szervezetre, amely a józan ész megközelítését alkalmazza a dokumentumok megsemmisítésére és megsemmisítésére – például A A jó hírű iratmegsemmisítő szolgáltatás az érzékeny fájlok megsemmisítésére és a merevlemezek megsemmisítésére ahelyett, hogy ezeket az anyagokat a szemétbe dobná – már megfelelhet a vonatkozó adatbiztonsági törvényeknek.
A dokumentumok megsemmisítésének legjobb gyakorlatai az önkormányzatok számára
Amikor a város vezetői stratégiákat fontolgatnak érzékeny adataik védelmére, a legjobb kiindulópont a fájlmegsemmisítés ezen bevált gyakorlatainak követése.
Használja ki a rendszeres és igény szerinti aprítási szolgáltatásokat. Az önkormányzatoknak rendszeres átvételt kell ütemezniük egy iratmegsemmisítő szolgáltatáson keresztül. Az üzlet soha nem áll le, így az érzékeny fájlok (plusz az elavult merevlemezek és egyéb törhető anyagok) folyamatosan felhalmozódnak. A rutinszolgáltatások ütemezésével időt takaríthat meg a beszállítókat kezelő rendszergazdák számára. Néha azonban a következő ütemezett átvételre várva tárhelyet kell feláldozni a dobozok és az elavult dokumentumok dobozai számára. Ezenkívül minél hosszabb ideig tárolják a bizalmas dokumentumokat az irodában, annál nagyobb az esélye annak, hogy valaki illetéktelenül hozzáfér. Az igény szerinti szolgáltatás segítségével gyorsan kezelheti a felmerülő sürgős fájlmegsemmisítési igényeket.
Koordinálja a fájlok feldarabolását az önkormányzati webhelyeken. Gondoskodjon arról, hogy az iratmegsemmisítési eljárásokat következetesen betartsák az önkormányzati szervezetben. Minden irodának és/vagy épületnek rendelkeznie kell saját felelős személyével, aki felügyeli a dokumentumok megsemmisítését és a megfelelő adatmegsemmisítést.
Rögzítse a hatalmas tevékenységeit. Fontos, hogy az önkormányzatok minden adatmegsemmisítési tevékenységről megfelelő nyilvántartást vezetjenek. Ha valaha végzett adatbiztonsági auditot, vagy ha egy lakos vagy jogi személy valaha is tapasztalt adatvédelmi incidenst, és megpróbálta bizonyítani, hogy az önkormányzati nyilvántartás a forrás, akkor bizonyítani szeretné, hogy minden önkormányzati adatot kezelnek és biztonságosan megsemmisítenek. . Először is győződjön meg arról, hogy be tudja mutatni az "felügyeleti láncot" egy NAID "AAA" tanúsítvánnyal rendelkező dokumentumaprító szolgáltatással, amellyel dokumentumokat, meghajtókat és egyéb aprított anyagokat közvetlenül az Ön telephelyéről szállít az iratmegsemmisítő létesítménybe. Ezután gondoskodjon arról, hogy a szervezete egy képviselője szemtanúja legyen az önkormányzati anyag aprításának. Végül szerezzen be egy megsemmisítési tanúsítványt, amely részletezi, hogy mit aprított fel, és milyen eljárásokat követett.
A képzési kézikönyvek, belépési jelvények és egyéb, csak alkalmazottak számára készült anyagok feldarabolása. Minden, amivel kívülállók hozzáférhetnek az önkormányzati helyiségekhez, vagy hozzáférhetnek a sürgősségi eljárásokról vagy önkormányzati épületekről szóló személyes információkhoz, biztonsági kockázatot jelent. Mindig aprítsa fel ezeket az elemeket az újrahasznosítás helyett.
Vegye figyelembe a lakosok iratfelbontási igényeit. Ha közszolgáltatást nyújt, egy fájlmegsemmisítő esemény megszervezése egyszerű módja egy általános igény kielégítésének. A közösség minden egyénjének módot kell adni arra, hogy megvédje érzékeny adatait, nem mindenki férhet hozzá az iratmegsemmisítőhöz. Az aprító rendezvények szervezése lehetővé teszi a lakosok számára, hogy biztonságos aprító teherautókba vezessenek, és leadják anyagaikat.
A Northeastern Data Destruction célja a különféle szervezetek, köztük az önkormányzatok dokumentum-megsemmisítési igényeinek kielégítése. Szigorú biztonsági szabványaink, tanúsítványaink és hosszú évek óta elért sikereink azt jelentik, hogy ügyfeleink tudják, hogy megbízhatnak bennünk érzékeny dokumentum-megsemmisítési igényeik kezelésében. Lépjen kapcsolatba velem még ma!